160 invités VIP, un jour et demi, et une app que personne n'aurait installée.
Trois options sur la table.
L'application native.
Télécharger, créer un compte, autoriser les notifications, puis retrouver l'app le samedi matin dans un dossier du téléphone. Chacune de ces étapes fait perdre des invités, et ceux qu'on perd en premier sont ceux qu'on tient le plus à soigner. Pour 36 heures d'usage, le rapport effort/service ne tient pas.
La landing page.
Elle résout l'accès à l'information : le programme est là, à jour. Elle ne résout pas la diffusion. Une page web ne prévient personne que le shotgun est décalé de trente minutes, et elle ne répond à aucune question. Elle suppose que l'invité pense à l'ouvrir.
WhatsApp.
L'invité l'a déjà. Il l'a ouvert ce matin. Et il peut répondre.
Le seul endroit où vos invités sont déjà, et où ils peuvent vous répondre.
Le dispositif ne demande rien à personne. Un message arrive, l'invité répond s'il le souhaite, et il retrouve toute l'information au même endroit pendant trois semaines.
| App dédiée | Landing page | ||
|---|---|---|---|
| Installation requise | Oui | Non | Non, il est déjà installé |
| Taux d'ouverture | 10 à 20 % (push) | n/a | ~95 % |
| Délai moyen de lecture | Variable | n/a | < 5 minutes |
| Notification temps réel | Si autorisée | Non | Oui, native |
| Canal bidirectionnel | Rarement | Non | Oui |
| Personnalisation par invité | Complexe | Faible | Native |
| Adapté à une audience VIP | Faible | Moyen | Excellent |
| Mise en production | 6 à 10 semaines | 2 à 3 semaines | 2 à 3 semaines |
| Valeur après l'événement | Nulle | Faible | Base opt-in réutilisable |
Cinq raisons.
Rien à installer.
Pas de téléchargement, pas de mot de passe, pas de tutoriel. Sur une cible qui reçoit trente sollicitations par jour et n'en traite que trois, chaque étape supprimée compte.
L'information arrive au bon moment.
Un événement golfique se joue sur des décalages de quinze minutes. Un broadcast atteint les 160 invités en trente secondes, et on sait qu'il a été lu.
L'invité peut poser sa question.
« Je suis dans quel flight ? », « Le dîner est à quelle heure ? ». Il écrit comme il écrirait à un concierge, et il obtient une réponse.
Chacun reçoit ses propres informations.
Son flight, son heure de départ, sa table, ses photos. 160 messages différents partent en même temps, sans authentification.
Le fil reste après l'événement.
Les remerciements, l'album et l'invitation à la prochaine édition arrivent dans la même conversation. La base reste au client.
Deux façons d'apparaître dans le téléphone de vos invités.
Le numéro est le même dans les deux cas, et le dispositif fonctionne à l'identique. Ce qui change, c'est ce que l'invité voit quand le message arrive, et la dépendance que ça crée vis-à-vis de Meta.
Numéro + logo Optimum.
L'invité voit un numéro de téléphone en tête de conversation, avec le logo Optimum en photo de profil.
Aucune. Ni côté client, ni côté agence. Ashnoo pilote de bout en bout.
Display name Optimum + logo.
Le nom « Optimum » apparaît directement en tête de conversation et dans les notifications, avec le logo. Effet marque immédiat.
- Business Manager Meta du client vérifié.
- Accès ADMIN au Business Manager donné à Ashnoo, pour soumettre et faire valider le numéro et le display name.
Nous pouvons nous en charger : création du Business Manager Meta au nom d'Optimum, soumission des documents, suivi de la vérification jusqu'à validation. Pour cela, nous aurons besoin du Registre de Commerce (RC) de la société Optimum et de quelques informations administratives complémentaires. Prévoir 1 à 3 semaines côté Meta selon la file d'attente.
La stratégie « A puis B ».
On démarre en Option A. On vise l'Option B en parallèle. Le planning ne dépend jamais de Meta : si la vérification aboutit avant l'événement, on bascule sans changement de numéro. Sinon, on reste en Option A.
Un seul fil, de l'invitation à la vidéo best-of.
Un numéro, trois phases, aucune rupture. L'invité n'ouvre jamais rien d'autre que WhatsApp, du 7 septembre au 5 octobre.
Avant.
7 → 25 sept- Invitation
- RSVP
- Enregistrement
- QR code personnel
- Programme & infos
- Rappels
Pendant.
26 → 27 sept- Check-in par QR
- Notifications live
- Programme temps réel
- Menu self-service
- Classement golf
- Concierge live
Après.
28 sept → 5 oct- Remerciement
- Album personnalisé
- Vidéo best-of
- Feedback / NPS
- Teasing next
- Base opt-in
Deux points d'entrée.
Tous les invités ne partageront pas leur numéro. Certains, parmi les plus prestigieux, ne le communiquent à personne. Le dispositif prévoit donc deux portes d'entrée, qui mènent au même fil.
Broadcast WhatsApp.
Le message d'invitation part directement sur le numéro WhatsApp de l'invité, à partir de la base fournie par l'agence. Parcours nominal, pour la très grande majorité des 160 invités.
E-mail avec QR et lien.
Pour les invités ultra VIP dont on n'a pas le numéro. Scan ou clic, la conversation s'ouvre avec un message pré-rempli. Même parcours ensuite.
Les trois couches.
Envoi programmé ou déclenché, à toute ou partie de l'audience
« Le shotgun démarre dans 20 minutes »
Menu conversationnel disponible 24/7
L'invité tape « Programme » et reçoit le déroulé
Agent Ashnoo en direct pour tout ce qui sort du scénario
« Je suis bloqué dans les embouteillages »
Le parcours invité en 9 étapes.
Invitation · Broadcast WhatsApp, ou e-mail avec QR pour les ultra VIP
RSVP · Confirmation en un tap
Enregistrement · Quelques questions, dans la conversation
QR code · Génération et envoi dans le fil
Rappels · J-7, J-2 et J-1, avec récap personnalisé
Check-in · Scan à l'accueil, bienvenue automatique
Live · Broadcasts, menu self-service, concierge
Album · Photos et contenus personnalisés
Feedback · NPS, verbatims, base opt-in au client
Menu conversationnel.
Voici comment le menu se présente à l'invité, directement dans sa conversation WhatsApp.
Jour 1 · 26 sept · Jour 2 · 27 sept · ⭐ Mon programme personnalisé
📍 Adresse · 🅿️ Parking · 🚌 Navettes · 👔 Dress code · 🏨 Hébergement · ☀️ Météo
⛳ Mon flight · 📖 Format & règles · 🏌️ Matériel · 🎯 Practice · 🏆 Classement
Le QR nominatif, renvoyé à la demande
Album personnalisé, vidéo best-of
🧑💼 Un membre de l'équipe vous répond
Fonctionnalités complémentaires à arbitrer.
| Fonctionnalité | Valeur | Effort | |
|---|---|---|---|
| 01 | Classement golf en direct | Très fort sur un événement golf | Moyen |
| 02 | Saisie de score par les flights | Supprime la ressaisie après le parcours | Moyen |
| 03 | Partage de photo par les invités | Alimente l'album en contenu authentique | Faible |
| 04 | Segmentation par typologie d'invité | Chacun ne reçoit que ce qui le concerne · recommandé | Faible |
| 05 | Quiz ou jeu concours | Anime les temps morts | Faible |
| 06 | Rappels de rendez-vous business | Utile si volet networking | Moyen |
| 07 | Liste d'attente automatique | Un désistement déclenche l'invitation du suivant | Faible |
| 08 | Notification « votre chauffeur est arrivé » | Touche premium en fin de soirée | Faible |
| 09 | Mini-site événementiel léger | Complément éditorial, lié depuis la conversation | Moyen |
Le QR code arrive dans WhatsApp, l'invité le présente à l'accueil.
Rien à imprimer, rien à télécharger, rien à retrouver dans une boîte mail : l'accès est déjà dans la conversation, et il y reste jusqu'au jour J.
Invitation.
Broadcast WhatsApp, ou e-mail avec QR pour les ultra VIP
RSVP.
L'invité confirme sa présence en un tap
Enregistrement.
Nom, CIN, immatriculation, régime, matériel de golf, navette. Aucun formulaire, aucun compte.
Génération du QR code.
Unique, nominatif, aux couleurs de l'événement
Envoi dans le fil.
« Présentez ce QR à l'accueil le jour J. » Renvoyé automatiquement à J-1.
Scan à l'accueil.
4 agents dédiés. Le QR est lu et validé, l'entrée enregistrée, la fiche invité s'affiche à l'agent (nom, CIN, flight, table, régime), et le message de bienvenue personnalisé part automatiquement dans WhatsApp.
Ce que ça change.
| Sans QR | Avec QR |
|---|---|
| Liste imprimée, recherche du nom | Scan en 3 secondes |
| Badge papier à imprimer et à trier | Badge dans le téléphone |
| Vérification manuelle de l'identité | La fiche s'affiche au scan |
| Comptage approximatif des présents | Présence enregistrée au fur et à mesure |
| Aucun suivi des retardataires | Relance automatique des non-checkés |
| L'invité attend son tour | L'invité est accueilli et passe |
À 08h30, l'agent Ashnoo sait qui est arrivé et qui manque. Il alerte le coordinateur, relance les absents dans WhatsApp, et l'agence peut ajuster les flights avant que ça ne devienne un problème. Aujourd'hui, cette information n'existe qu'une fois l'événement terminé.
Trois garde-fous.
Mode dégradé hors ligne.
L'application fonctionne sans réseau et se synchronise dès son retour.
Recherche manuelle par nom.
Téléphone déchargé, oublié, ou invité jamais entré dans le dispositif : l'agent retrouve la fiche en deux secondes.
Validation manuelle.
Un invité de dernière minute est ajouté sur place et checké normalement.
Le dispositif, message par message.
Douze scénarios qui couvrent l'ensemble du workflow conversationnel : invitation, entrée ultra VIP, RSVP, enregistrement, QR, check-in, broadcasts, imprévus, concierge, résultats, album et feedback.
Invitation et ouverture du fil.
Broadcast, RSVP en un tap
- 01Envoi le 7 septembre, en amont ou en accompagnement de l'invitation officielle du client.
- 02Trois boutons, pas plus. Toute autre réponse passe par le moteur de langage naturel, puis par l'agent si nécessaire.
À noter · les noms, horaires, flights et scores cités sont illustratifs. Le programme définitif fera foi pour la production finale.
Un agent dédié pendant l'événement.
Sans humain derrière, un dispositif WhatsApp se réduit à un répondeur. Sur un événement de ce standing, un invité qui écrit attend une réponse en moins de deux minutes, et il l'attend d'une personne.
L'agent Ashnoo.
Avant l'événement.
- ·Pilotage de la campagne d'invitation et du RSVP
- ·Relance nominative des silencieux
- ·Suivi des enregistrements et dossiers incomplets
- ·Génération et envoi des QR codes
- ·Réponse aux questions individuelles
- ·Reporting hebdomadaire à l'agence
Pendant l'événement.
- ·Présence dédiée en war room sur toute la durée
- ·Déclenchement, décalage et adaptation des broadcasts
- ·Live chat concierge
- ·Coordination continue avec le coordinateur agence
- ·Suivi du check-in et alerte sur les absents
- ·Récupération et diffusion des contenus temps réel
Après l'événement.
- ·Séquences de remerciement, album, NPS
- ·Traitement des retours négatifs en escalade
- ·Transfert de la base et des assets
Le détail des prestations, poste par poste.
Montants en MAD, hors taxes. Cliquez sur chaque bloc pour déplier le détail des prestations.
Mise en place & développement
one-shotOpération & accompagnement
Récapitulatif
| Mise en place & développement (one-shot) | 42 200 MAD |
| Opération & accompagnement | 12 400 MAD |
| TOTAL HT | 54 600 MAD |
Le rétroplanning, du kick-off au débrief.
La fenêtre de production est confortable. Le calendrier tient sur trois choses : le fine-tuning de la proposition, l'arbitrage du display name, et la livraison de la base invités.
Calendrier indicatif.
Rétroplanning détaillé.
Allers-retours propal, pricing, options, alignement sur le scope et le budget.
Accès au Business Manager Optimum : oui, non, ou création à confier à Ashnoo (RC nécessaire).
Setup technique, design conversationnel, moteur RSVP, génération QR, app de scan, galerie, tests end-to-end.
Nom, prénom, numéro WhatsApp international, segment. Ultra VIP identifiés.
Broadcast aux invités · E-mail avec QR aux ultra VIP
Relances 14 et 18 sept · QR envoyés · Reporting hebdo
Programme complet · Dress code · Météo
Programme définitif · Flights · Plan de table
Simulation timeline · Test coordination · Repérage réseau
« Le parcours vous attend »
Message final personnalisé et QR renvoyé
War room 07h00-23h00 · 4 agents de check-in sur site
Séquence de remerciement
Tri et association des contenus par invité
Envoi à chaque invité
Enquête et traitement des retours
Message de clôture
Transfert des assets · retour d'expérience
Chemin critique.
L'arbitrage Display Name, avant le 13 août.
Plus l'accès au Business Manager est confirmé tôt, plus la vérification Meta a de chances d'aboutir avant l'événement. C'est le seul jalon dont le délai ne nous appartient pas.
La base invités, le 21 août.
Sans numéros valides au format international, l'invitation ne peut pas partir le 7 septembre. C'est le premier point de retard, presque à chaque fois.
Programme figé, le 21 septembre.
Il alimente toute la personnalisation : flights, tables, horaires, plan de course.